Prozessautomatisierung in Germering: von der Anfrage bis zur Zahlung ohne Abtippen

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  • Prozessautomatisierung in Germering: wo der Auftrag zwischen zwei Stühlen liegt

    Prozessautomatisierung lohnt sich für viele Betriebe in Germering an einer unscheinbaren Stelle: dort, wo ein Auftrag von einer Person zur nächsten wandert. Die Anfrage kommt per E-Mail, das Angebot entsteht in einer Vorlage, der Auftrag wird in der Warenwirtschaft neu erfasst, die Rechnung später noch einmal. An jeder Übergabe wartet der Vorgang auf jemanden. Für einen Mittelständler aus der Metallverarbeitung, der Mess- und Regeltechnik oder der Chemie im Germeringer Norden ist das mehr als ein Ärgernis. Die Leute im Innendienst, die diese Übergaben kennen, sind in der Region gefragt: Mit der S8 erreichen sie Pasing und die Münchner Innenstadt ohne Umstieg, und München beginnt gleich hinter der Stadtgrenze. Kündigt die Sachbearbeiterin, die weiß, welche Angaben aus dem Angebot in den Auftrag gehören, geht dieses Wissen mit ihr. Die Stelle bleibt offen, und die Übergaben erledigen die Kollegen nebenher.

  • Was nach der Umstellung vom Auftragsweg übrig bleibt

    Am Ende steht ein Auftragsweg, auf dem jede Angabe einmal erfasst wird und von dort weiterläuft: aus der Anfrage ins Angebot, aus dem angenommenen Angebot in den Auftrag, aus der erbrachten Leistung in die Rechnung und aus dem Zahlungseingang zurück zum Auftrag. Wer wissen will, wo ein Vorgang steht, sieht es an einer Stelle, statt drei Kollegen zu fragen. Workflow-Automatisierung heißt dabei nicht, dass niemand mehr entscheidet. Freigaben, Nachlässe und Sonderwünsche bleiben bei Ihren Leuten; die Automatik legt ihnen den Vorgang vollständig vor und trägt ihre Entscheidung weiter. Was nicht zusammenpasst, erscheint mit Begründung auf einer Klärungsliste, statt unbemerkt liegen zu bleiben. Ihre Programme behalten Sie – verschwinden sollen die Handgriffe, die heute zwischen ihnen vermitteln müssen.

  • Prozessautomatisierung beginnt mit dem Kernpfad, nicht mit dem Werkzeug

    Bevor irgendetwas gebaut wird, gehen wir einen einzigen Weg vollständig ab, von der ersten Anfrage bis zur verbuchten Zahlung, und zwar an echten Vorgängen aus Ihrem Haus statt an einem Schaubild. An jeder Übergabe halten wir fest, wer den Vorgang anfasst, was dabei abgeschrieben oder nachgefragt wird und wie oft er dort hängen bleibt. Danach bekommt jede Übergabe ein Urteil. Oft genügt eine einfache Regel oder eine Schnittstelle zwischen zwei Programmen. Manchmal hilft ein Sprachmodell, etwa beim Lesen frei formulierter Anfragen. Und manche Stellen sollten gar nicht automatisiert werden, weil sie selten vorkommen oder ein Urteil verlangen, das bei Ihren Leuten besser aufgehoben ist. So wird aus dem Wunsch, die Auftragsabwicklung zu automatisieren, eine Reihenfolge, die sich auf Ihre eigenen Vorgänge stützt. Für die Aufnahme ist ein Termin vor Ort in Germering meist der kürzeste Weg: Die Regeln, nach denen aus einem Angebot ein Auftrag wird, stehen selten in einem Handbuch.

  • Was ein Abgleich über den ganzen Weg ans Licht brachte

    Aus abgeschlossenen Projekten, ohne Kundennamen: Bei einer Datenübernahme wanderten 19 686 Bestellungen aus fünf Jahren in ein CRM, und keine einzige kam doppelt an. In einem anderen Haus holt eine Anbindung Rechnungen direkt aus dem staatlichen E-Rechnungssystem; als die nachgeholten 2 408 Belege zum ersten Mal abgeglichen wurden, fehlten 346 davon im bisherigen manuellen Export. Die zweite Zahl ist die lehrreichere. Niemand hatte die Lücke bemerkt, weil jede einzelne Übergabe für sich plausibel aussah; sichtbar wurde sie erst beim Abgleich über den ganzen Weg. Deshalb prüfen wir den Kernpfad, bevor wir ihn automatisieren. Ein Fehler, der heute unbemerkt durch die Handarbeit rutscht, würde eine Automatik sonst nur schneller weiterreichen.

  • Abnahmekriterien stehen im Angebot, bevor der erste Abschnitt läuft

    Was am Ende abgenommen wird, legen wir mit Ihnen fest, bevor gebaut wird: welche Angaben an welcher Stelle ankommen, was bei einer Abweichung geschieht, wer die Klärungsliste bekommt. Gebaut wird als Werkvertrag nach deutschem Recht, mit festem Preis und Abnahme gegen genau diese Kriterien. Geliefert wird in Abschnitten entlang des Weges, jeden prüfen Sie für sich; zunächst läuft die Automatik neben der bisherigen Handarbeit mit, bis beide dasselbe Ergebnis liefern. Den Zeitrahmen nennt das Angebot. Aufgaben an unsere Entwickler gibt unsere Projektleitung, Sie bestimmen den Umfang und nehmen ab. Einblick in Repository und Zugänge haben Sie von Beginn an. Mit vollständiger Bezahlung gehen die Nutzungsrechte am eigens für Sie erstellten Code auf Sie über. Bevor Sie uns Auftragsdaten zeigen, schließen wir eine gegenseitige Geheimhaltungsvereinbarung. Verarbeiten wir dabei personenbezogene Daten in Ihrem Auftrag, kommt ein Auftragsverarbeitungsvertrag hinzu, und welche Angaben ein Sprachmodell oder ein externer Dienst zu sehen bekommt, steht ebenfalls im Angebot.

Germering, Bayern

  • Große Kreisstadt im Südosten des Landkreises Fürstenfeldbruck, unmittelbar westlich der Landeshauptstadt München.
  • Im Osten grenzt die Stadt an den Münchner Stadtbezirk Aubing-Lochhausen-Langwied mit dem neuen Stadtteil Freiham; der S-Bahn-Haltepunkt Harthaus liegt auf der Stadtgrenze.
  • S-Bahn-Anschluss über die Stationen Germering-Unterpfaffenhofen und Harthaus: Die S8 verbindet die Stadt ohne Umstieg mit München-Pasing, der Münchner Innenstadt und dem Flughafen München.
  • Zwei Autobahnen am Stadtrand: Südlich verläuft die A96 in Richtung Lindau, im Osten der Münchner Autobahnring A99.
  • Gewerbegebiete im Germeringer Norden und entlang der Landsberger Straße sowie ein Handwerkerhof; angesiedelt sind unter anderem Firmen aus Informationstechnik, Medizintechnik sowie Mess- und Regeltechnik.
  • Die örtliche Wirtschaft prägen mittelständische Unternehmen, vor allem aus Metallverarbeitung und chemischer Industrie; zu den größeren Arbeitgebern zählen CEWE und Thermo Fisher Scientific mit der Entwicklung und Fertigung von Geräten für die Flüssigchromatographie.
  • Hauptsitz des Softwarehauses DocuWare, das Lösungen für Dokumentenmanagement entwickelt.
  • Im Westen schließt Gilching im Landkreis Starnberg an; am Sonderflughafen Oberpfaffenhofen liegen Gewerbegebiete und das DLR Oberpfaffenhofen, eines der größten Forschungszentren Deutschlands mit Schwerpunkten wie Erdbeobachtung, Navigation und Robotik.

Begriffe zum Thema

No-Code oder individuelle Automatisierung?

Plattformen zum Zusammenklicken bringen einen Ablauf schnell zum Laufen. Ob er dort bleiben sollte, hängt davon ab, wie oft er läuft, was ein Fehler anrichtet und wer ihn betreibt.

Prozessanalyse vor der Automatisierung

Wer einen Ablauf automatisieren will, muss ihn zuerst messen: wo ein Vorgang liegt, wo abgetippt wird und welche Sonderfälle wirklich vorkommen.

Fragen vor dem ersten Gespräch

Kommen Sie für die Aufnahme des Auftragswegs zu uns nach Germering?

Ja, dafür vereinbaren wir gern einen Termin vor Ort. Einen Vorgang am Arbeitsplatz der Leute zu verfolgen, die ihn heute bearbeiten, zeigt die Übergaben genauer als jede Beschreibung. Die weitere Abstimmung läuft danach meist aus der Ferne.

Lohnt sich Prozessautomatisierung auch bei wenigen Aufträgen?

Das entscheidet weniger die Menge der Aufträge als die Frage, wie oft dieselbe Übergabe von Hand erledigt wird und was ein Fehler dort auslöst. Genau das zeigt die Aufnahme des Kernpfads. Ergibt sie, dass eine Regel im vorhandenen Programm reicht oder sich nichts lohnt, steht das so im Ergebnis.

Was passiert, wenn sich unser Auftragsweg später ändert?

Dann wird der betroffene Abschnitt angepasst, nicht der ganze Weg. Weil jede Übergabe beschrieben und einzeln abgenommen ist, lässt sich die Änderung als eigener Auftrag mit eigenen Kriterien fassen. Umfang und Preis stehen vorher im Angebot.

Termin für Germering vereinbaren

Gearbeitet wird in unseren eigenen Räumen und Systemen, auf Deutsch. Termine vor Ort in Germering vereinbaren wir bei Bedarf – ein eigenes Büro unterhalten wir dort nicht.

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