Workflow-Automatisierung von der Anfrage bis zur Zahlung – erst geprüft, dann eingeschaltet
Workflow-Automatisierung beginnt bei uns mit einem einzigen Weg durch Ihr Unternehmen: von der Anfrage über Angebot, Auftrag und Leistung bis zu Rechnung und Zahlung. Diesen Weg prüfen wir an Ihren echten Vorgängen und entscheiden für jeden Schritt, ob eine Regel, eine Schnittstelle, KI oder weiter der Mensch ihn trägt. Erst danach beginnt die Prozessautomatisierung.
Gedacht ist das für Geschäftsführung und kaufmännische Leitung im Mittelstand in Deutschland, wo selten ein Mensch den ganzen Weg überblickt: Der Vertrieb sieht die Anfrage, die Buchhaltung die Zahlung, dazwischen wandern Nummern von Hand. Der Vertrag folgt deutschem Recht, der Umgang mit Personendaten der DSGVO. Folien gibt es keine; entschieden wird auf Ihren Daten – manchmal auch, einen Schritt gar nicht zu automatisieren.
Für wen
- Die Anfrage kommt per E-Mail, das Angebot entsteht in einer Vorlage, der Auftrag wird im ERP neu angelegt – dieselben Angaben, dreimal getippt.
- Zahlungseingänge ordnet die Buchhaltung von Hand offenen Rechnungen zu, weil Kunden die Rechnungsnummer mal angeben und mal vergessen.
- Alle wollen automatisieren, doch jede Abteilung nennt einen anderen Engpass, und keine Zahl entscheidet, womit man anfängt.
- Zwischen erbrachter Leistung und gestellter Rechnung vergeht Zeit, und niemand kann sagen, an welchem Schritt sie verloren geht.
Was Sie bekommen
Ein Auftragsweg, ganz aufgenommen
Wir folgen echten Vorgängen von der Anfrage bis zum Zahlungseingang: welche Programme beteiligt sind, welche Angaben neu eingegeben werden, wo ein Vorgang liegen bleibt. Heraus kommt eine Wegkarte mit Wartezeiten und Medienbrüchen je Schritt – gemessen an Ihren Daten, nicht geschätzt in einer Sitzung.
Regel, Schnittstelle, KI oder Mensch – je Schritt entschieden
Eine Entscheidungsliste hält je Schritt fest, was ihn trägt und warum. Eine Regel reicht öfter, als man erwartet: In einem abgeschlossenen Projekt wurden 1 268 Zahlungen offenen Posten zugeordnet, 1 051 davon allein über die Rechnungsnummer. KI kommt hinzu, wo freier Text gelesen werden muss; wo ein Schritt selten ist oder Urteil verlangt, bleibt er beim Menschen.
Ein Vorgang, eine Kennung, ein Stand
Gebaut wird in TypeScript und Node.js mit PostgreSQL: Der Vorgang trägt von der Anfrage bis zur Zahlung dieselbe Kennung, jeder Schritt schreibt seinen Stand, und was nicht passt, landet mit Grund bei einer benannten Person. Vorhandene Programme werden verbunden, nicht ersetzt.
Kennzahlen je Abschnitt statt Bauchgefühl
Durchlaufzeit, Anteil der Vorgänge ohne Handeingriff, Menge der Ausnahmen: Diese Werte werden vor dem Umbau erhoben und im Betrieb weitergeführt. So ist belegt, was sich geändert hat – und wo Dunkelverarbeitung trägt und wo nicht.
Vom Gespräch bis zur Abnahme
Gespräch über Ihren Auftragsweg
Sie beschreiben, wo Vorgänge heute hängen bleiben; wir zeigen laufende Systeme mit Beispieldaten statt Kundendaten. Danach steht fest, welcher Weg an welcher Stichprobe geprüft wird.
Prüfung des Wegs vor der Workflow-Automatisierung
Aus einer Stichprobe echter Vorgänge entstehen Wegkarte, Entscheidungsliste und Ausgangswerte, daraus das Angebot: welche Schritte automatisiert werden, welche bewusst nicht, woran die Abnahme gemessen wird. Der Zeitrahmen steht im Angebot.
Schattenlauf neben der Handarbeit
Die Automatik läuft zuerst mit, ohne in Ihre Systeme zu schreiben; ihr Ergebnis wird Vorgang für Vorgang gegen die Handarbeit gelegt. Solche Vergleiche finden Lücken auf beiden Seiten: Als eine Automatik 2 408 nachgeholte Belege aus dem staatlichen E-Rechnungssystem gegen den Handexport hielt, fehlten dort 346. Vor dem Einschalten ist jede Abweichung erklärt.
Workflow-Automatisierung einschalten, abnehmen, übergeben
Eingeschaltet wird Abschnitt für Abschnitt, abgenommen gegen die Kriterien aus dem Angebot. Zur Übergabe gehören Dokumentation, Zugänge, Einweisung und die Möglichkeit, jeden Abschnitt anzuhalten und vorübergehend von Hand zu führen.
Abnahme statt Versprechen
Die Abnahmekriterien stehen im Angebot, bevor gebaut wird: welche Vorgänge ohne Handeingriff durchlaufen, welche Abweichungen erklärt sein müssen, wie Ausnahmen gemeldet werden. Jeder Abschnitt des Wegs wird für sich geliefert und geprüft. Aufgaben an unsere Leute gibt unsere Projektleitung, nicht Ihre Fachabteilung. Die Nutzungsrechte am Code, der eigens für Ihren Auftragsweg entsteht, gehen mit vollständiger Bezahlung auf Sie über.
Bevor Sie Vorgänge oder Zahlungsdaten zeigen, schließen wir eine gegenseitige Geheimhaltungsvereinbarung. Verarbeiten wir personenbezogene Daten in Ihrem Auftrag, schließen wir einen Auftragsverarbeitungsvertrag; technische Maßnahmen, Subunternehmer und welche Angaben ein Sprachmodell zu sehen bekommt, halten wir im Angebot fest.
Die Prüfung des Wegs ist Beratung im Dienstvertrag nach Tagessatz, ihr Ergebnis sind die vereinbarten Unterlagen. Die Umsetzung folgt im Werkvertrag mit Festpreis und Abnahme; spätere Änderungen werden gesondert beauftragt, mit eigenen Abnahmekriterien.
Begriffe zum Thema
Auftragsabwicklung automatisieren: der Weg von der Anfrage bis zur Zahlung
Der Weg eines Auftrags von der Anfrage bis zur Zahlung, Station für Station: wo Daten verloren gehen, in welcher Reihenfolge man automatisiert und wo ein Mensch entscheidet.
Dunkelverarbeitung: welcher Anteil ohne Handgriff durchläuft
Dunkelverarbeitung heißt: Ein Vorgang läuft ohne manuellen Eingriff durch. Wie man die Quote ehrlich misst, wo sie im Auftragsweg trägt und welche Fälle bewusst beim Menschen bleiben.
Prozessanalyse vor der Automatisierung
Wer einen Ablauf automatisieren will, muss ihn zuerst messen: wo ein Vorgang liegt, wo abgetippt wird und welche Sonderfälle wirklich vorkommen.
RPA: Robotic Process Automation an der Oberfläche
Ein Softwareroboter bedient Programme wie ein Mensch über Maske, Maus und Tastatur. Das öffnet Altsysteme ohne Schnittstelle und macht den Ablauf zugleich von jeder Bildschirmänderung abhängig.
Fragen vor dem ersten Gespräch
Was ist der Unterschied zwischen Workflow Automatisierung und Prozessautomatisierung?
Oft werden beide Begriffe gleich verwendet. Genauer automatisiert ein Workflow eine Abfolge von Aufgaben wie Freigaben, Prozessautomatisierung dagegen den ganzen Geschäftsvorgang über Programmgrenzen hinweg. Wir planen vom Vorgang her und bauen Workflows als seine Teile.
Welche Prozesse sollte man zuerst automatisieren?
Schritte, die häufig vorkommen, klaren Bedingungen folgen und heute Wartezeit oder doppelte Eingaben verursachen – typische Kandidaten sind Auftragsanlage, Rechnungsstellung und Zahlungsabgleich. Seltene Sonderfälle kommen zuletzt oder gar nicht dran. Welche Schritte es bei Ihnen sind, zeigt die Prüfung an echten Vorgängen.
Wann ist RPA sinnvoll?
Wenn ein Programm weder Schnittstelle noch Datenzugang bietet, bleibt nur, seine Oberfläche nachzubedienen – brüchig, weil jede Änderung daran den Ablauf anhalten kann. In unserer Entscheidungsliste steht RPA deshalb hinter Regel und Schnittstelle, als Notlösung mit einem Abgleich jedes nachgeklickten Datensatzes.
Wer betreut die Automatisierung, wenn sich der Ablauf ändert?
Das regelt der Vertrag: Ihre IT, wir oder beide. Weil jeder Schritt Stand und Ausnahmen protokolliert, fällt eine Änderung im Ablauf als steigende Zahl von Ausnahmen auf, bevor falsche Daten weiterwandern. Die Anpassung wird dann gesondert beauftragt.
Welcher Schritt im Auftragsablauf kostet Sie am meisten Zeit?
Schildern Sie uns den Weg eines Auftrags bei Ihnen – von der Anfrage bis zur Rechnung. Im Gespräch sagen wir, welcher Abschnitt sich zu automatisieren lohnt, welcher nicht, und warum.