KI-Beratung Mittelstand: wo KI zwischen Anfrage und Zahlung wirklich rechnet
KI-Beratung Mittelstand heißt bei Kernpfad Systeme: Wir gehen mit der Geschäftsführung einen Auftrag von der Anfrage bis zur Zahlung durch und legen an jeder Station fest, ob KI sich rechnet, ob eine Regel genügt oder ob der Schritt beim Menschen bleibt. Daraus entsteht eine KI-Strategie auf Ihren Daten, nach deutschem Recht und DSGVO.
Der Anlass ist oft derselbe: Anbieter führen Werkzeuge vor, im Haus fragt jemand nach einem Chatbot, und niemand kann sagen, an welcher Stelle des Auftragswegs Zeit und Daten verloren gehen. Offen gesagt: Beratung ist bei uns keine eigene Sparte mit Mandantenliste. Unsere Belege stammen aus selbst gebauten Einführungen und aus dem eigenen Werkzeugkasten – über 180 Systeme, über 400 beschriebene Aktionen, die unsere KI ausführt –, vorgeführt mit Beispieldaten statt Kundendaten.
Für wen
- Geschäftsführer, denen mehrere KI-Angebote vorliegen und die vor der Unterschrift wissen wollen, welcher Schritt im eigenen Auftragsweg damit schneller wird.
- Kaufmännische Leitungen, bei denen zwischen Angebot, Rechnung und Zahlungseingang dieselben Daten mehrfach abgetippt werden.
- Betriebe, deren erster Chatbot-Versuch nach der Vorführung liegen blieb, weil Freigaben, Datenschutz und Zuständigkeit nie geklärt wurden.
- Firmen, deren Auftragsannahme am Wissen einzelner Mitarbeiter hängt: Die Regeln stehen im Chatverlauf, nicht im System.
- Unternehmen, die für Beirat oder Gesellschafter eine KI-Strategie brauchen, die sich auf gezählte Vorgänge stützt statt auf Marktberichte.
Was Sie bekommen
Aufnahme des Auftragswegs
Wir verfolgen echte Vorgänge durch Ihre Systeme: Anfrage im Postfach, Angebot, Auftragsbestätigung, Leistung oder Lieferung, Rechnung, Zahlungseingang. Je Station halten wir fest, wer den Vorgang anfasst, wie oft er vorkommt, wo Daten neu eingegeben werden und wo er liegen bleibt. Nicht Zählbares steht im Bericht als Annahme.
KI-Beratung Mittelstand: vier Urteile je Station
Jede Station bekommt eines von vier Urteilen: KI, Regel, Schnittstelle oder so lassen. Aus eigenen Projekten: 50 Regeln zur Auftragsannahme aus einem Chatverlauf wurden an einem Tag zu einer produktiven Wissensbasis – ein Fall für ein Sprachmodell. Beim Zahlungsabgleich dagegen ordnete schon die Rechnungsnummer 1 051 von 1 268 Zahlungen zu, ganz ohne KI.
Datenlage vor jedem Modell
Zuerst prüfen wir, ob die Belege vollständig ankommen. In einem Projekt fehlten beim ersten Abgleich von 2 408 nachgeholten Belegen 346 im manuellen Export. Diese Lücke schließt kein Sprachmodell, wohl aber eine saubere Anbindung an das staatliche E-Rechnungssystem.
Rechtsrahmen: DSGVO, AVV und was das Modell sieht
Für jeden KI-Kandidaten beschreiben wir, welche Felder ein Sprachmodell oder ein externer Dienst zu sehen bekommt und was vorher entfernt wird; das halten wir im Angebot fest, ebenso TOM und Subunternehmer. Verarbeiten wir personenbezogene Daten in Ihrem Auftrag, schließen wir einen Auftragsverarbeitungsvertrag. Vertraulichkeit vereinbaren wir gegenseitig und schriftlich, bevor Sie uns Unterlagen zeigen.
KI-Strategie als Entscheidungsvorlage
Am Ende steht eine Reihenfolge: welche Station zuerst, mit welchem Abnahmekriterium, welche Vorhaben gestrichen werden. Anwendungen, die im Betrieb Sprachmodelle nutzen, rufen sie über ein eigenes Gateway auf – auch das beschreibt die Vorlage. Geschrieben ist sie für eine Entscheidung der Geschäftsführung, nicht für eine Präsentation.
Vom Gespräch bis zur Abnahme
Gespräch mit der Geschäftsführung
Sie schildern, welcher Auftragsweg im Haus am meisten Reibung erzeugt. Wir fragen nach Mengen und Systemen und sagen offen, ob Beratung sich trägt oder eine einzelne Schnittstelle genügt.
KI-Beratung Mittelstand am echten Vorgang
Mit Lesezugriff oder einem Export und im Gespräch mit den Mitarbeitern, die Anfragen und Rechnungen bearbeiten, nehmen wir den Weg auf. Umfang, Beteiligte und Zeitrahmen der Aufnahme stehen im Angebot, ebenso, welche Daten wir dafür einsehen.
Prototyp an der Station mit dem größten Hebel
Wo das Urteil KI lautet, bauen wir einen schmalen Prototyp genau dort und messen ihn an Kriterien, die vorher feststehen: Treffer auf Ihren Fällen, Anteil der Korrekturen, Stellen mit menschlicher Freigabe.
Einführung aus denselben Händen
Trägt der Prototyp, bauen dieselben Leute, die den Weg aufgenommen haben, die Lösung in Ihren Betrieb ein – in Etappen, jede mit eigenen Abnahmekriterien. Übergeben wird mit Dokumentation, damit Ihre Leute den Ablauf danach selbst verantworten.
Abnahme statt Versprechen – Beratung und Bau getrennt vereinbart
Die KI-Beratung Mittelstand läuft als Dienstvertrag: Geschuldet ist sorgfältige Arbeit, keine bestimmte Einsparung. Welche Unterlagen Sie am Ende erhalten – Aufnahme des Auftragswegs, Urteile je Station, Datenregeln, Reihenfolge –, steht vor dem Start im Angebot; abgerechnet wird nach Tagessatz, bei festem Umfang zum Festpreis.
Prototyp und Einführung sind ein Werk: Werkvertrag, Etappen mit Abnahmekriterien, die feststehen, bevor gebaut wird, der Zeitrahmen steht im Angebot. Den Umfang legen Sie fest, Aufgaben an unsere Entwickler laufen über unsere Projektleitung. Mit vollständiger Bezahlung gehen die Nutzungsrechte am eigens für Sie erstellten Code auf Sie über.
Vor Ort
Begriffe zum Thema
Human in the Loop: wo der Mensch im automatisierten Ablauf entscheidet
Human in the Loop heißt: Software bereitet vor, ein Mensch entscheidet an festgelegten Punkten. Wo solche Freigaben im Weg von der Anfrage bis zur Zahlung hingehören und wie sie gebaut sein müssen.
KI-Potenzialanalyse: welche Schritte im Auftragsweg KI brauchen
Eine Prüfung einzelner Arbeitsschritte an echten Vorgängen, die mit einer begründeten Liste endet: Modell einsetzen, Regel bauen, Schnittstelle schließen oder so lassen.
KI-Strategie im Mittelstand: wo KI im Auftragsweg hingehört
Keine Vision, sondern eine kurze schriftliche Entscheidung der Geschäftsführung: welche Schritte des Auftragswegs ein Modell übernimmt, welche eine Regel und welche niemand.
Prozessanalyse vor der Automatisierung
Wer einen Ablauf automatisieren will, muss ihn zuerst messen: wo ein Vorgang liegt, wo abgetippt wird und welche Sonderfälle wirklich vorkommen.
Fragen vor dem ersten Gespräch
Wie läuft eine KI-Beratung ab?
In vier Schritten: Gespräch, Aufnahme eines Auftragswegs an echten Vorgängen, Prototyp an der Station mit dem größten Hebel, Entscheidung über die Einführung. Nach jedem Schritt können Sie aufhören. Was jeder Schritt liefert, steht vor dem Start im Angebot.
Lohnt sich KI für kleine und mittlere Unternehmen?
An einzelnen Stationen ja, selten überall. Sprachmodelle rechnen sich dort, wo Text ohne feste Form ankommt: Anfragen, Rückfragen, Regelwissen aus Gesprächen. Wo Nummern, Beträge und Status fließen, reichen meist Regel und Schnittstelle – sparsamer im Betrieb und leichter zu prüfen.
Welche Daten brauchen wir für KI?
Selten eigene Trainingsdaten, fast immer vollständige Vorgänge: Anfragen, Angebote, Rechnungen und Zahlungseingänge aus demselben Zeitraum. Ob sie lückenlos sind, zeigt die Aufnahme. Fehlen Belege schon im Export, ist das zuerst eine Aufgabe für die Schnittstelle.
Was passiert nach der KI-Beratung?
Sie entscheiden anhand der Vorlage, was gebaut wird. Die Unterlagen bleiben bei Ihnen, auch wenn Ihr eigenes Team oder ein anderer Anbieter umsetzt. Bauen wir weiter, entfällt nur die erneute Einarbeitung in Ihren Auftragsweg.
Welcher Schritt im Auftragsablauf kostet Sie am meisten Zeit?
Schildern Sie uns den Weg eines Auftrags bei Ihnen – von der Anfrage bis zur Rechnung. Im Gespräch sagen wir, welcher Abschnitt sich zu automatisieren lohnt, welcher nicht, und warum.