Prozessautomatisierung in München-Westend: von der Anfrage bis zur Zahlung ohne Abtippen

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  • Prozessautomatisierung im Westend: wo der Auftrag zwischen zwei Stühlen liegt

    Prozessautomatisierung lohnt sich für viele Unternehmen in München-Westend an einer unscheinbaren Stelle: dort, wo ein Auftrag von einer Person zur nächsten wandert. Die Anfrage kommt per E-Mail, das Angebot entsteht in einer Vorlage, der Auftrag wird in der Warenwirtschaft neu erfasst, die Rechnung später noch einmal. An jeder Übergabe wartet der Vorgang. Das Westend ist aus einem Arbeiterviertel zu einem Standort für Dienstleistung, Handel und Büros geworden – vom Gewerbehof auf dem früheren Metzeler-Gelände bis zu den Bürohäusern an der Theresienhöhe. Wer hier den Innendienst eines Mittelständlers macht, hat den Hauptbahnhof und die großen Arbeitgeber der Innenstadt direkt vor der Tür. Kündigt die Sachbearbeiterin, die weiß, welche Angaben aus dem Angebot in den Auftrag gehören, geht dieses Wissen mit ihr. Die Stelle bleibt offen, und die Übergaben erledigen die Kollegen nebenher.

  • Was nach der Umstellung vom Auftragsweg übrig bleibt

    Am Ende steht ein Auftragsweg, auf dem jede Angabe einmal erfasst wird und von dort weiterläuft: aus der Anfrage ins Angebot, aus dem angenommenen Angebot in den Auftrag, aus der erbrachten Leistung in die Rechnung und aus dem Zahlungseingang zurück zum Auftrag. Wer wissen will, wo ein Vorgang steht, sieht es an einer Stelle, statt drei Kollegen zu fragen. Workflow-Automatisierung heißt dabei nicht, dass niemand mehr entscheidet. Freigaben, Nachlässe und Sonderwünsche bleiben bei Ihren Leuten; die Automatik legt ihnen den Vorgang vollständig vor und trägt ihre Entscheidung weiter. Was nicht zusammenpasst, erscheint mit Begründung auf einer Klärungsliste, statt unbemerkt liegen zu bleiben. Ihre Programme behalten Sie – verschwinden sollen die Handgriffe, die heute zwischen ihnen vermitteln müssen.

  • Prozessautomatisierung beginnt mit dem Kernpfad, nicht mit dem Werkzeug

    Bevor irgendetwas gebaut wird, gehen wir einen einzigen Weg vollständig ab, von der ersten Anfrage bis zur verbuchten Zahlung, und zwar an echten Vorgängen aus Ihrem Haus statt an einem Schaubild. An jeder Übergabe halten wir fest, wer den Vorgang anfasst, was dabei abgeschrieben oder nachgefragt wird und wie oft er dort hängen bleibt. Danach bekommt jede Übergabe ein Urteil. Oft genügt eine einfache Regel oder eine Schnittstelle zwischen zwei Programmen. Manchmal hilft ein Sprachmodell, etwa beim Lesen frei formulierter Anfragen. Und manche Stellen sollten gar nicht automatisiert werden, weil sie selten vorkommen oder ein Urteil verlangen, das bei Ihren Leuten besser aufgehoben ist. So wird aus dem Wunsch, die Auftragsabwicklung zu automatisieren, eine Reihenfolge, die sich auf Ihre eigenen Vorgänge stützt. Für die Aufnahme ist ein Termin vor Ort im Westend meist der kürzeste Weg: Die Regeln, nach denen aus einem Angebot ein Auftrag wird, stehen selten in einem Handbuch.

  • Was ein Abgleich über den ganzen Weg ans Licht brachte

    Aus abgeschlossenen Projekten, ohne Kundennamen: Bei einer Datenübernahme wanderten 19 686 Bestellungen aus fünf Jahren in ein CRM, und keine einzige kam doppelt an. In einem anderen Haus holt eine Anbindung Rechnungen direkt aus dem staatlichen E-Rechnungssystem; als die nachgeholten 2 408 Belege zum ersten Mal abgeglichen wurden, fehlten 346 davon im bisherigen manuellen Export. Die zweite Zahl ist die lehrreichere. Niemand hatte die Lücke bemerkt, weil jede einzelne Übergabe für sich plausibel aussah; sichtbar wurde sie erst beim Abgleich über den ganzen Weg. Deshalb prüfen wir den Kernpfad, bevor wir ihn automatisieren. Ein Fehler, der heute unbemerkt durch die Handarbeit rutscht, würde eine Automatik sonst nur schneller weiterreichen.

  • Abnahmekriterien stehen im Angebot, bevor der erste Abschnitt läuft

    Was am Ende abgenommen wird, legen wir mit Ihnen fest, bevor gebaut wird: welche Angaben an welcher Stelle ankommen, was bei einer Abweichung geschieht, wer die Klärungsliste bekommt. Gebaut wird als Werkvertrag nach deutschem Recht, mit festem Preis und Abnahme gegen genau diese Kriterien. Geliefert wird in Abschnitten entlang des Weges, jeden prüfen Sie für sich; zunächst läuft die Automatik neben der bisherigen Handarbeit mit, bis beide dasselbe Ergebnis liefern. Den Zeitrahmen nennt das Angebot. Aufgaben an unsere Entwickler gibt unsere Projektleitung, Sie bestimmen den Umfang und nehmen ab. Einblick in Repository und Zugänge haben Sie von Beginn an. Die Rechte an dem Code, den wir eigens für Sie schreiben, gehen auf Sie über, sobald die Rechnung vollständig bezahlt ist. Bevor Sie uns Auftragsdaten zeigen, schließen wir eine gegenseitige Geheimhaltungsvereinbarung. Verarbeiten wir dabei personenbezogene Daten in Ihrem Auftrag, kommt ein Auftragsverarbeitungsvertrag hinzu, und welche Angaben ein Sprachmodell oder ein externer Dienst zu sehen bekommt, steht ebenfalls im Angebot.

München-Westend, Bayern

  • Das Westend – amtlich der Stadtbezirk Schwanthalerhöhe – liegt am westlichen Rand der Münchner Innenstadt, zwischen den Bahntrassen vom Hauptbahnhof nach Pasing und zum Ostbahnhof.
  • Hauptbahnhof und Hackerbrücke grenzen unmittelbar an; die S-Bahn-Stammstrecke verläuft am Nordrand des Viertels.
  • Die Landsberger Straße, eine der Hauptausfallstraßen Münchens, führt vom Westend über Laim nach Pasing und ist ab dem Mittleren Ring an der Donnersbergerbrücke Teil der Bundesstraße 2.
  • Das Viertel entstand als Arbeiterquartier der Industrialisierung; heute liegt der größte Teil der Arbeitsplätze bei Dienstleistungen, Handel und öffentlicher Verwaltung.
  • Auf dem früheren Fabrikgelände der Metzeler Gummiwerke entstanden der Gewerbehof Westend und das Münchner Technologiezentrum.
  • Nach dem Umzug der Messe nach Riem wurde das alte Messegelände an der Theresienhöhe zu einem Stadtquartier mit Bürogebäuden und Wohnungen umgebaut.
  • In drei denkmalgeschützten Messehallen liegt heute das Verkehrszentrum des Deutschen Museums, daneben der Bavariapark oberhalb der Theresienwiese.
  • An der Landsberger Straße hat die Augustiner-Brauerei, die älteste Brauerei Münchens, ihre Betriebsgebäude.

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Fragen vor dem ersten Gespräch

Kommen Sie für die Aufnahme des Auftragswegs zu uns ins Westend?

Ja, dafür vereinbaren wir gern einen Termin vor Ort. Einen Vorgang am Arbeitsplatz der Leute zu verfolgen, die ihn heute bearbeiten, zeigt die Übergaben genauer als jede Beschreibung. Die weitere Abstimmung läuft danach meist aus der Ferne.

Lohnt sich Prozessautomatisierung auch bei wenigen Aufträgen?

Das entscheidet weniger die Menge der Aufträge als die Frage, wie oft dieselbe Übergabe von Hand erledigt wird und was ein Fehler dort auslöst. Genau das zeigt die Aufnahme des Kernpfads. Ergibt sie, dass eine Regel im vorhandenen Programm reicht oder sich nichts lohnt, steht das so im Ergebnis.

Was passiert, wenn sich unser Auftragsweg später ändert?

Dann wird der betroffene Abschnitt angepasst, nicht der ganze Weg. Weil jede Übergabe beschrieben und einzeln abgenommen ist, lässt sich die Änderung als eigener Auftrag mit eigenen Kriterien fassen. Umfang und Preis stehen vorher im Angebot.

Termin für München-Westend vereinbaren

Gearbeitet wird remote, in unseren eigenen Systemen. Termine vor Ort in München-Westend vereinbaren wir bei Bedarf – wir kommen dafür zu Ihnen.

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