Festpreis vs. Tagessatz: prüfen nach Zeit, umsetzen zum vereinbarten Preis

Ein Festpreis bindet die Vergütung an ein beschriebenes Ergebnis, ein Tagessatz an die geleistete Arbeitszeit. Für Geschäftsführer im Mittelstand zählt dabei weniger die Höhe als die Frage, wer das Unbekannte bezahlt. Als Faustregel gilt: Was noch geprüft werden muss, rechnet man nach Zeit ab; was geprüft ist, lässt sich zu einem vereinbarten Preis bauen.

Festpreis und Tagessatz: zwei Arten, Unsicherheit zu bezahlen

Jedes Vorhaben, das einen Ablauf im Unternehmen verändert, enthält Unbekanntes: wie sauber die Stammdaten sind, wie oft der angebliche Sonderfall wirklich vorkommt, ob das Nachbarsystem eine brauchbare Schnittstelle hat. Die beiden Preismodelle verteilen dieses Unbekannte auf verschiedene Schultern.

• Vereinbarter Preis für ein Ergebnis. Der Auftragnehmer übernimmt das Schätzrisiko. Tragen kann er es nur, wenn er vorher sehen konnte, worauf er sich einlässt – andernfalls schlägt er einen Puffer auf, den der Auftraggeber mitbezahlt, ohne ihn je zu sehen.
• Abrechnung nach Tagen. Das Schätzrisiko bleibt beim Auftraggeber. Dafür behält er die Freiheit, nach jedem Abschnitt neu zu entscheiden, und muss im Gegenzug den Fortschritt selbst im Blick behalten.

Rechtlich sind Preismodell und Vertragsform zwei getrennte Fragen, im Alltag gehören sie trotzdem zusammen. Ein Preis für ein Ergebnis setzt einen Werkvertrag mit prüfbarer Abnahme voraus; die Vergütung nach Zeit passt zu Beratung und Begleitung im Dienstvertrag.

Welches Modell zu welcher Phase gehört

Ein Automatisierungsvorhaben im Mittelstand durchläuft meist vier Phasen, und jede verlangt ihr eigenes Preismodell. Wer das ganze Vorhaben über einen Kamm schert, bezahlt entweder einen dicken Aufschlag oder eine Rechnung ohne erkennbares Ende.

1. Prüfung des Ablaufs. Jemand verfolgt einen Vorgang von der Anfrage bis zum Zahlungseingang, sichtet Daten, Systeme und Ausnahmen und schreibt auf, was er vorfindet. Wie viel es zu finden gibt, weiß vorher niemand – deshalb nach Zeit, mit festgelegtem Ergebnisdokument.
2. Beratung zur Entscheidung. Welche Schritte automatisiert werden, wo künstliche Intelligenz hilft und wo sie nur Kosten erzeugt: Das ist Denkarbeit mit offenem Ausgang und gehört ebenfalls zur Abrechnung nach Zeit.
3. Umsetzung des geprüften Ablaufs. Jetzt sind Auslöser, beteiligte Systeme, Mengen und Ausnahmen bekannt. Das Ergebnis lässt sich beschreiben und die Abnahme ebenso – an dieser Stelle trägt ein vereinbarter Preis.
4. Betrieb und Anpassung. Ein neues Belegformat, ein Update im ERP, ein weiterer Bestellkanal: Solche Änderungen werden als eigene, einzeln beschriebene Pakete beauftragt, jedes mit Umfang und Abnahmekriterien.

Der entscheidende Schnitt liegt zwischen der zweiten und der dritten Phase. Erst wenn die Prüfung schriftlich vorliegt, haben beide Seiten dasselbe Bild vom Ablauf, und erst dann ist ein Pauschalpreis mehr als eine Wette.

Sechs Fragen an ein Festpreis-Angebot

Ob ein fester Preis seriös kalkuliert wurde, lässt sich ohne Kenntnisse im Programmieren beurteilen. Sechs Fragen genügen:

1. Hat der Anbieter echte Vorgänge und echte Daten gesehen, bevor er seinen Preis genannt hat?
2. Beschreibt das Angebot einen Endzustand, über den es bei der Prüfung keinen Streit geben kann – etwa: Jede Zahlung auf dem Geschäftskonto ist einer offenen Rechnung zugeordnet oder mit dem Grund, warum nicht, einer benannten Person vorgelegt?
3. Sind Abnahmekriterien genannt, und handelt es sich um Prüfschritte statt um Eigenschaften wie „stabil“ oder „schnell“?
4. Steht darin, was ausdrücklich nicht enthalten ist: weitere Belegarten, Standorte, Mandanten, Systeme?
5. Ist geregelt, wie ein Änderungswunsch bewertet und gesondert beauftragt wird?
6. Ist die Mitwirkung beschrieben – wer Zugänge, Beispielvorgänge und fachliche Antworten liefert?

Fehlt die erste Antwort, ist der Preis eine Schätzung mit Sicherheitszuschlag. Fehlen die zweite und die dritte, gibt es am Ende keinen Maßstab, und über das Ergebnis wird verhandelt statt geprüft. Die Grundlage für beides ist eine belastbare Leistungsbeschreibung.

Zeitabrechnung mit Kostengrenze und benanntem Ergebnis

Die Abrechnung nach Tagen hat den Ruf, kein Ende zu kennen. Das liegt selten am Modell, meistens an zwei fehlenden Festlegungen.

Eine Kostengrenze. Vereinbart wird ein Rahmen, bei dessen Erreichen die Arbeit anhält und beide Seiten neu entscheiden: weitermachen, den Zuschnitt verkleinern oder aufhören. Diese Grenze ist kein Budget, das ausgeschöpft werden soll, sondern ein Haltepunkt.

Ein benanntes Ergebnis. Auch Beratung liefert etwas Greifbares: eine Aufnahme des Ablaufs mit seinen Schwachstellen, eine begründete Liste der Schritte, die sich zu automatisieren lohnen, eine Vorlage für die Entscheidung der Geschäftsführung. Welche Dokumente am Ende vorliegen, steht vorher im Angebot. Übergeben werden sie wie vereinbart; eine Abnahme wie beim Werk gibt es hier nicht, weil eine Tätigkeit geschuldet ist und kein Erfolg.

Berichtet wird über Befunde, nicht über Stunden. Ein Zwischenstand, der „Analyse fortgesetzt“ meldet, ist ein Warnsignal. Einer, der meldet, dass der Mahnlauf andere Kundennummern verwendet als der Onlineshop, zeigt Fortschritt.

Vier Irrtümer, die Nachträge erzeugen

• „Mit einem festen Preis sind wir auf der sicheren Seite.“ Nur, wenn das Ergebnis beschrieben ist. Eine Pauschale für einen unscharfen Auftrag verlagert den Streit lediglich vom Preis auf den Umfang.
• „Die Prüfung sparen wir uns, der Anbieter soll das einkalkulieren.“ Das tut er – als Aufschlag. Bezahlt wird die Unsicherheit trotzdem, nur weiß danach niemand, wie der Ablauf tatsächlich aussieht.
• „Laufende Weiterentwicklung rechnen wir einfach nach Tagen ab.“ Dann fehlt jedem Schritt der Maßstab, und die Vertragsform verschwimmt. Sauberer sind einzeln beauftragte Pakete mit eigenem Umfang und eigener Abnahme.
• „Den KI-Teil bitte pauschal.“ Ob ein Modell eine Aufgabe zuverlässig löst, zeigt erst ein Versuch mit echten Vorgängen. Vorher ist ein fester Preis für diesen Teil eine Vermutung; welche Fragen davor zu klären sind, beschreibt die KI-Potenzialanalyse.

Unser Vorgehen: erst prüfen, dann bauen

Wir beginnen mit einem Ablauf, nicht mit dem ganzen Unternehmen: Ein Vorgang wird von der Anfrage bis zur Zahlung verfolgt, nach Zeit und mit Kostengrenze, und die Prüfung endet mit einer schriftlichen Aufnahme. Erst auf dieser Grundlage bieten wir die Umsetzung zu einem vereinbarten Preis an. Abnahmekriterien und Zeitrahmen stehen im Angebot, bevor die Arbeit beginnt, geliefert wird in Teilen, die sich einzeln prüfen lassen. Zeigt die Prüfung, dass eine Regel im vorhandenen System genügt, steht genau das im Dokument. Was die Umsetzung umfasst, beschreibt die Leistung Workflow-Automatisierung.